使用這15個提示,技巧和工具將Gmail變成精簡,平均生產力的機器

許多小型企業使用Gmail來滿足他們的電子郵件需求。這就是我在過去兩年左右所做的事情。當然,幾乎每個人都有個人Gmail帳戶。

然而,當我第一次開始使用Gmail時,我對它的挑戰感到驚訝。我知道我在一天前收到的電子郵件似乎被隱藏了。他們將相關電子郵件串在一起的方式可能會讓人感到困惑(至少對於這個老傢伙而言)。

幸運的是,有大量的提示和工具可以讓您的Gmail體驗更高效。雖然此列表側重於小型企業的電子郵件需求,但每個人都可以從這些資源中受益。

您應該使用的G-Mail功能

1. 標籤:Gmail,標籤系統是其文件夾版本。但是,不必將電子郵件拖到某個文件夾,你可以,只是,“標籤”,它。使用此功能,您可以為電子郵件分配一個或多個標籤,因此它在排序選項方面提供了更大的靈活性。例如,如果您的老闆發來的電子郵件與某個客戶有關,您可以在老闆和客戶的標籤下進行標記。如果您需要查看來自老闆的電子郵件,那麼該特定電子郵件將與他或她的所有其他人一起出現。當您從客戶端查找電子郵件時,會發生同樣的事情。標籤也可以附加到您在“已發送”或“草稿”文件夾中寫入的電子郵件中。

2. 搜索運營商:使用Gmail可以讓您的生活更輕鬆的一件事是,您可以使用強大的搜索工具來查找電子郵件。熟悉搜索操作符,例如從:,到:,subject:,或者,並且有:附件可以輕鬆找到您要查找的內容。有關這些搜索運算符的完整列表,請轉到此處。

3. 優先收件箱:優先收件箱顯示哪些電子郵件對您很重要。說到這一點,Google實際上為您完成了大部分工作,因為它使用的算法記錄了您經常閱讀的電子郵件和您已加星標的電子郵件。我發現Gmail需要一些時間來了解您的偏好。但一旦確實如此,這個功能非常方便。

4. 過濾器:始終創建過濾器以幫助您自動執行任務。例如,您可以立即將來自某個電子郵件地址的電子郵件轉發到另一個電子郵箱。或者您可以將您訂閱的所有簡報直接發送到存檔,這樣它就不會使收件箱變得雜亂,讓您以後可以閱讀。或者您可以通過創建適當的過濾器立即標記並標記為您的老闆的電子郵件。

5. 明星:可以單擊特定電子郵件旁邊的星標以表明它很重要。

實驗室

還有實驗室。 Google允許您使用可與Gmail一起使用的實驗性功能。

您需要啟用實驗室才能使用這些工具。要執行此操作,請單擊Gmail頁面右上角顯示的Gears圖標,然後選擇“設置”。查找實驗室選項卡。

要啟用特定的實驗室功能,只需勾選單選按鈕即可啟用。

Mashable提供了一系列值得關注的Gmail實驗室。該清單包括:

右手聊天:您的Gmail窗口中提供了G-Talk聊天功能。默認情況下,它位於屏幕左側。右鍵聊天允許您將G-Talk聊天窗口傳輸到屏幕右側。如果您希望一次性查看所有在線聯繫人,您會發現這很有用。

日曆預覽:如果您使用Google日曆管理日程安排並依賴它來保留約會,那麼此實驗室是您電子郵件的一個很好的附加組件。您不必抓住手機或打開另一個窗口,看看您的朋友剛剛收到郵件中的意外咖啡邀請。

文件預覽:如果您使用Google文檔也一樣。此預覽顯示您最近訪問過的文檔,允許您在不離開電子郵件的情況下單擊一個文檔。

發送和存檔:如果您處理大量電子郵件,則可能需要激活此功能。它允許您在回復之後自動存檔電子郵件。

自動跳轉:此功能允許您決定在回复或刪除電子郵件後G-Mail將執行的操作。它應該打開下一條消息還是回到收件箱?

罐頭響應:如果您對某些電子郵件有標準響應,例如回复提案請求或介紹您的公司,則可以將這些模板保存為預設響應。收到電子郵件後,只需單擊“預設回复”下拉菜單,然後從列表中選擇相應的響應即可。不再輸入冗長的重複電子郵件。

對於這些,我會補充:

撤消發送:如果您及時意識到您已向錯誤的收件人發送了電子郵件,或者您忘記了某些內容,您仍然可以阻止其被發送。唯一的限制是您在發送電子郵件後只有幾秒鐘撤消它。

驗證發件人的驗證圖標:它現在只適用於Paypal和eBay,但是這個實驗室可以通過讓您知道電子郵件是否來自授權發件人來幫助您解決網絡釣魚詐騙。

還想要更多附加組件來幫助您管理Gmail嗎?然後繼續閱讀並按照Dani Fankhauser在Mashable上的建議嘗試這些工具:

6. BananaTag。如果你想知道你的老闆是否已經打開了你發送的電子郵件,要求召開會議討論增加工資,那麼你應該使用Bananatag。它與電子郵件營銷人員用於查看誰打開電子郵件並從電子郵件活動中獲取指標和數據非常相似。現在,您可以將其與Gmail帳戶一起免費用於最多五封電子郵件。

7.從Gmail發送。如果你在網站上看到一個電子郵件地址並且點擊它只是為了讓你不使用的Microsoft Outlook或其他電子郵件客戶端彈出來,這不是很煩人嗎?使用此Chrome擴展程序,該點擊會引導您轉到一個新標籤,該標籤允許您使用Gmail帳戶撰寫電子郵件。

8.報告。有沒有想過那個特定的聯繫人在Twitter或Facebook上說了些什麼?您可以使用此瀏覽器插件向您顯示聯繫人的Twitter,LinkedIn和Facebook鏈接。這種偷窺式的方式有點怪異。

9.貪睡。對於那些喜歡我的ADD(嘿看,閃亮的東西),這個工具就像一個新的任務上的貪睡按鈕引起了你的注意,所以你可以稍後再回來。您可以設置特定的小時或天。當指定的時間到來時,您將收到通知,允許您打開電子郵件或安排其他時間。

10. Gmail郵件計時器。 Gmail郵件計時器會告訴您如果花2分鐘就可以轉到下一封電子郵件。它還告訴你剩下30秒的時間。非常適合訓練自己,不要在一封電子郵件上花太多時間。如果你的一天沒有足夠的壓力而且你正在尋找一個真正的挑戰,那也很棒。當然,如果兩分鐘時間不夠,你可以隨時Sn!

11.迴旋鏢。此插件允許您安排稍後發送的電子郵件。

12. KeyRocket。如果您想了解Gmail必須幫助您克服電子郵件氾濫的許多快捷方式,那麼您只需安裝KeyRocket即可幫助您了解在Gmail上執行操作的快捷方式。例如,如果您剛剛嘗試通過單擊撰寫按鈕撰寫新電子郵件,它將彈出並告訴您可以只按C鍵。當然,您必須在“設置”選項卡中打開快捷方式。

13. Attachments.me。通過此插件,您只需將存儲在雲端硬盤上的Google雲端硬盤,Box,Dropbox或其他存儲服務中的文件插入電子郵件,而無需花時間上傳。

14.專題組。如果您想將電子郵件視為待辦事項列表中的項目,那麼Taskforce適合您。此插件將您的電子郵件轉換為任務,或者只是將其添加到現有任務中。

15. Gmail通知程序。如果您長時間使用桌面客戶端處理電子郵件,您會很高興Gmail通知程序會在Gmail收件箱中收到新郵件時通知您。

你覺得很多嗎?所有這些插件在一起使用時可能會讓人不知所措,但它們確實很容易使用Gmail。此外,您不必全部使用它們。您需要做的就是挑選出您真正需要的那些以及將使您和您的企業受益匪淺的那些。

更新:Cash Money Life的Ryan在下面的評論中提到了Sanebox。查看他的Sanebox評論了解更多詳情。

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